Slik beregner du logistikkostnader for matvarer

En pall som ser lønnsom ut ved innkjøp, kan bli dyr før den når kunden. Kjølebehov, små leveranser, ventetid, plukk og svinn påvirker regnestykket hver dag. Å forstå hvordan beregne logistikkostnader for matvarer gir et bedre grunnlag for riktige priser, riktige leveringsløfter og mer lønnsomme logistikkvalg.

For matvarer holder det ikke å se på fraktprisen alene. Kostnaden følger varen fra mottak, via lager og håndtering, til siste levering - og påvirkes hele veien av holdbarhet, temperatur og volum.

Start med kostnaden per salgsenhet

Det mest nyttige tallet er ofte logistikkostnad per enhet du faktisk selger. Det kan være per kilo, kartong, kolli, pall, ordre eller levering. Hvilken enhet som passer best, avhenger av vareflyten.

En grossist med mange hele paller kan styre etter kostnad per pall. En nettbutikk eller leverandør til restaurantmarkedet trenger ofte kostnad per ordre og per plukket varelinje. Selger du varer med stor forskjell i vekt og verdi, bør du følge flere nøkkeltall samtidig. En eske ferske urter og en pall med tørrvarer krever ikke samme logistikkinnsats, selv om innkjøpsverdien kan være lik.

En enkel grunnformel er:

Totale logistikkostnader / antall solgte enheter = logistikkostnad per enhet

For å få et tall du kan bruke i praksis, må de totale kostnadene omfatte mer enn transport. Beregn på samme periode hver gang, for eksempel per måned eller kvartal, og skill gjerne mellom varegrupper med ulike temperaturkrav.

Kostnadene som skal inn i beregningen

Logistikkostnader for matvarer består vanligvis av mottak, lagring, håndtering, transport og avvik. Kostnadene kan være faste, variable eller knyttet til enkeltsendinger. Når de blandes sammen uten struktur, blir det vanskelig å se hva som faktisk driver kostnaden opp.

Varemottak og kontroll

Når varer kommer inn, skal de losses, registreres, kontrolleres og plasseres riktig. For kjøle- og frysevarer kommer temperaturkontroll og rask innlagring i tillegg. Regn med kostnader til personell, utstyr, emballasjekontroll, avvikshåndtering og systemregistrering.

Ved import kan det også oppstå kostnader knyttet til ventetid, omlasting og koordinering av ankomst. Her er det særlig viktig å beregne kostnaden ved forsinkelser, ikke bare kostnaden for selve mottaket. En forsinket vare med kort holdbarhet kan få langt høyere total kostnad enn en vare som krever noen ekstra minutter på rampe.

Lager og temperaturstyring

Lagerkostnaden er ofte en kombinasjon av areal, energibruk, kapitalbinding og arbeid. Matvarer må lagres i riktig sone: tørrlager, kjølelager eller fryselager. En pallplass i fryselager har normalt en annen kostnad enn en pallplass i tørrlager, og varer med hyppig plukk krever mer arbeid enn varer som står urørt.

Beregn lagerkostnaden ut fra hvor lenge varen faktisk ligger på lager. Se gjerne på gjennomsnittlig liggetid per varegruppe. Høy lagerbeholdning kan gi god tilgjengelighet, men øker både plassbehovet og risikoen for ukurans eller svinn. For lav beholdning kan på sin side gi hastefrakt, tomme hyller og tapte salg. Det riktige nivået avhenger av etterspørsel, leveringstid og holdbarhet.

Plukk, pakk og ordrebehandling

Når en vare skal ut, påløper det kostnader til plukk, kontroll, pakking, etikettering og klargjøring for transport. Mange små ordre er ofte dyrere enn få store, selv når total mengde varer er den samme.

Se derfor på antall ordrelinjer, ikke bare antall kolli. En ordre med ti ulike varer krever gjerne mer arbeid enn ti kolli av samme vare. Dersom kundene bestiller ofte og i små kvanta, bør du måle kostnad per ordre og kostnad per ordrelinje. Det gir et mer presist bilde enn å fordele alle kostnader likt på volum.

Transport og levering

Transportkostnaden omfatter mer enn kilometerpris. Ta med henting, terminalhåndtering, bom, drivstofftillegg, temperaturkontroll, leveringstidspunkt, ventetid og eventuelle returer. Levering til mange adresser med små kvanta gir ofte høyere kostnad per enhet enn en samlet leveranse til ett mottak.

I områder med tett kundemasse, som Oslo og Akershus, kan gode ruteplaner og samlasting redusere kostnaden betydelig. For leveranser til resten av landet vil avstand, frekvens og varevolum spille en større rolle. En rask levering kan være avgjørende for kunden, men den må prises og planlegges slik at den ikke spiser opp marginen.

Svinn, reklamasjoner og returer

Svinn er en logistikkostnad, ikke bare et innkjøpsavvik. Varer kan gå tapt på grunn av kort holdbarhet, temperaturavvik, feilplukk, skader, forsinkelser eller feil i prognosen. Ta med både vareverdien og kostnaden ved håndtering, kassasjon og eventuell erstatningslevering.

En praktisk beregning er å fordele samlet svinnkostnad på de varene eller varegruppene som skaper svinnet. Da blir det lettere å se om utfordringen ligger i for store innkjøp, for lang liggetid, en lite egnet emballasje eller leveringsmønsteret.

Et enkelt eksempel på beregning

La oss si at en virksomhet distribuerer kjølevarer i løpet av en måned. Den har 900 000 kroner i kostnader til lager, varemottak, plukk, emballasje og transport. I samme periode oppstår det 60 000 kroner i svinn og returer. Totale logistikkostnader blir da 960 000 kroner.

Dersom virksomheten leverer 48 000 kolli, blir logistikkostnaden 20 kroner per kolli. Leveres det 3 000 ordre, blir kostnaden 320 kroner per ordre. Begge tallene er riktige, men de svarer på ulike spørsmål. Kostnad per kolli er nyttig i varekalkylen, mens kostnad per ordre er relevant når du vurderer leveringsbetingelser, minsteordre og kundelønnsomhet.

Hvis noen kunder bestiller små ordre ofte, bør du analysere dem separat. Gjennomsnittet kan skjule at enkelte leveringsmønstre er lønnsomme, mens andre krever justerte priser, samkjøring eller faste leveringsdager.

Fordel felleskostnader på en rettferdig måte

Felleskostnader som lagerleie, administrasjon og systemer må fordeles. En enkel fordeling per pall eller per kolli kan fungere ved jevne varestrømmer, men blir misvisende når varegruppene har ulike behov.

En mer treffsikker modell fordeler kostnader etter hva som faktisk utløser arbeidet. Lagerkostnad kan fordeles etter pallplass og lagringstid. Plukkkostnad kan fordeles etter ordrelinjer. Transportkostnad kan fordeles etter vekt, volum, leveringsadresse eller antall stopp. Svinn bør normalt knyttes til varegruppen som har svinnet.

Målet er ikke å lage en unødvendig komplisert modell. Målet er å få tall som gjør det mulig å prioritere riktig. Start enkelt, og øk detaljnivået der dere ser store forskjeller eller usikre marginer.

Følg med på tallene som endrer regnestykket

Logistikkostnader er ikke statiske. Sesong, kampanjer, endrede kundekrav og nye produktlinjer kan raskt endre kapasitet og kostnadsnivå. Følg derfor utviklingen månedlig, og sammenlign med samme periode året før når sesongvariasjoner er store.

Se spesielt på lagerdager, fyllingsgrad i transport, kostnad per ordre, kostnad per ordrelinje, svinnprosent og andel ekspressleveranser. Disse tallene viser ofte hvor tiltak vil gi mest effekt. Lav fyllingsgrad og hyppige hasteordre er for eksempel klare signaler om at innkjøp, lager og distribusjon bør planlegges tettere sammen.

Når en logistikkpartner kan gi lavere kostnad

For mange virksomheter er det kostbart å bygge opp egne soner for kjøl, frys, tørrlager og distribusjon. Det gjelder særlig når volumet varierer, kundene ligger spredt, eller ordrene har mange varelinjer. En ekstern logistikkpartner kan gi tilgang til kapasitet og kompetanse uten at alle faste kostnader må bæres alene.

Vurder ikke bare pris per pallplass eller pris per sending. Be om et samlet bilde av mottak, lagring, plukk, transport, temperaturkrav og avvikshåndtering. Chef Market kan bidra med løsninger innen lager, cross-docking, plukk og pakk og distribusjon, slik at vareflyten kan tilpasses både sortiment og leveringsbehov.

Det beste regnestykket er ikke nødvendigvis det med lavest kostnad per pall. Det er regnestykket som lar deg levere riktig vare, i riktig temperatur og til riktig tid - med en kostnad som gir rom for en sunn margin.